Раздел «Задачи» показывает рабочий день: что просрочено, что на сегодня, что на неделе и какие сделки остались без следующего шага. Задача одна на всю CRM: отметили её здесь, и она отмечена в сделке, в карточке клиента и на Главной.
Как устроен раздел
Откройте «Задачи» в меню слева. На странице сверху вниз:
- кнопка «Новая задача»;
- шесть плиток со счётчиками;
- строка быстрого добавления «Что нужно сделать?»;
- поиск и кнопки с именами сотрудников;
- список задач, разложенный по срокам.
Плитки
Плитки отвечают на два вопроса: что горит и сколько сделано. Нажмите плитку, чтобы оставить в списке только её задачи. Повторное нажатие возвращает «Открытые».
| Плитка | Что считает | Подпись |
|---|---|---|
| Открытые | все невыполненные задачи | «без срока: N» или «у всех есть срок» |
| Просрочено | задачи, срок которых прошёл | «начните с них» или «всё вовремя» |
| Сегодня | невыполненные задачи на сегодня | «сделано X из Y» и полоса прогресса дня |
| На неделе | невыполненные задачи со сроком от сегодня на 7 дней вперёд | «на 7 дней вперёд» |
| Выполнено | все выполненные задачи | «сегодня: N» |
| Сделки без задач | открытые сделки, у которых нет ни одной открытой задачи | «нет следующего шага» или «у всех есть задача» |
- Плитка «Просрочено» становится красной, «Сделки без задач» янтарной, если в них что-то есть.
- Если выбран сотрудник, плитки считают только его задачи и его сделки.
- Выбранная плитка сохраняется в адресе страницы: ссылку можно отправить коллеге.
Как работать с плиткой «Сделки без задач», описано в статье Карточка задачи, сделки без задач и задачи от роботов.
Когда задача считается просроченной
- Срок был вчера или раньше.
- Срок сегодня, указано время, и оно уже прошло.
Задача на сегодня без времени не просрочена до конца дня: в строке у неё подпись «в течение дня». CRM пересчитывает сроки раз в минуту, страницу перезагружать не нужно.
Список по срокам
| Группа | Что в ней |
|---|---|
| Просрочено | все просроченные задачи, у каждой видна дата |
| Сегодня | задачи на сегодня, рядом с названием группы дата |
| Завтра | задачи на завтра |
| День недели, например «Четверг, 24 сентября» | отдельная группа на каждый из следующих дней недели |
| Позже | задачи дальше недели |
| Без срока | задачи без даты |
| Выполнено сегодня | внизу списка, сворачивается стрелкой. В видах «Выполнено» и «Просрочено» этой группы нет. |
Внутри группы задачи идут по времени, задачи без времени стоят в конце дня. Рядом с названием группы указано число задач.
Что видно в строке задачи
| Элемент | Что значит |
|---|---|
| Кружок слева | отметка «выполнено». Красная обводка: задача просрочена. |
| Название | нажмите, чтобы открыть карточку задачи. |
| Значок робота | задачу поставил робот воронки, а не сотрудник. |
| Счётчик, например «2/5» | чек-лист: сколько пунктов из скольких сделано. |
| Значок заметки | у задачи есть заметка. Наведите курсор, чтобы прочитать её. |
| Клиент | имя клиента с цветной точкой стадии сделки. Нажмите, чтобы открыть сделку. |
| Инициалы | ответственный за задачу. |
| Срок | время или дата. У выполненной задачи: когда её выполнили. |
| Значок календаря | «Перенести на завтра». Появляется при наведении у сегодняшних и просроченных задач. |
На телефоне клиент и ответственный написаны под названием задачи.
Быстрое добавление задачи
- Нажмите «Новая задача» вверху или клавишу
Nна клавиатуре. Клавиша работает на любой раскладке. Курсор встанет в строку «Что нужно сделать?». - Напишите, что нужно сделать, например «Отправить коммерческое предложение».
- Срок. По умолчанию «Сегодня». Нажмите кнопку срока и выберите «Завтра», «Через неделю», «Без срока» или дату в поле «Дата». Там же поле «Время». Без даты время не задаётся.
- Сделка. Нажмите «Сделка» и найдите сделку по имени клиента или телефону (поиск по номеру с трёх цифр). В списке только открытые сделки. Задача появится в карточке сделки, а отметка о выполнении попадёт в её историю. Крестик рядом с выбранной сделкой отвязывает её.
- Ответственный. При выборе сделки подставляется её ответственный. Нажмите имя, чтобы выбрать другого сотрудника.
- Нажмите Enter или кнопку «Добавить». Появится уведомление «Задача добавлена».
- Без сделки ответственным становится сотрудник, выбранный в фильтре над списком, а если фильтра нет, первый сотрудник в списке.
- Если выбранная плитка или поиск прячут новую задачу, CRM сбрасывает фильтры, чтобы задачу было видно.
Выполнить, вернуть, перенести
Отметить выполненной
- Нажмите кружок слева от задачи.
- Задача зачёркивается и уходит вниз, в группу «Выполнено сегодня».
- В уведомлении «Задача выполнена» есть кнопка «Вернуть», если отметили по ошибке.
Вернуть выполненную задачу позже: нажмите кружок ещё раз или откройте задачу и нажмите «Вернуть в работу». Если задача привязана к сделке, отметка о выполнении записывается в историю сделки.
Перенести на завтра
- Наведите курсор на сегодняшнюю или просроченную задачу.
- Нажмите значок календаря справа.
- Появится уведомление «Перенесено на завтра». Кнопка «Вернуть» в нём возвращает прежний срок.
На телефоне срок меняется в карточке задачи.
Поиск и сотрудники
- Строка «Задача, клиент или телефон» ищет по названию задачи, имени клиента, телефону и тексту заметки.
- Кнопка с именем сотрудника оставляет только его задачи. Кнопка «Все» снимает фильтр.
- «Сбросить» возвращает плитку «Открытые», очищает поиск и снимает фильтр сотрудника.
Где ещё видны задачи
| Место | Что там |
|---|---|
| Главная | просроченные и сегодняшние задачи, не больше шести. В блоке «Требует внимания» пункты «Просроченные задачи» и «Сделки без задач». |
| Сделка, вкладка «Задачи» | задачи этой сделки |
| Карточка клиента, вкладка «Задачи» | задачи всех сделок клиента |
- Задачи проигранных и удалённых сделок в разделе не показываются. Если сделку вернуть в работу, её задачи вернутся.
- Поставить задачу на проигранную сделку нельзя.
- Сотрудник без права «Видит все сделки» видит только свои задачи.
Частые вопросы
Как поставить задачу, не отрываясь от клавиатуры?
Нажмите N, напишите текст и нажмите Enter. Задача встанет на сегодня.
Задача на сегодня без времени. Когда она станет просроченной?
Завтра. До конца сегодняшнего дня она считается задачей «в течение дня».
Я случайно отметил задачу выполненной. Что делать?
Нажмите «Вернуть» в уведомлении или нажмите кружок задачи ещё раз.
Можно ли сделать задачу, которая повторяется каждую неделю?
Повтора задач по расписанию в CRM нет. Для регулярных дел ставьте задачу с нужным сроком. Задачи, которые нужны на каждой сделке в определённой стадии, может ставить робот воронки.
Куда пропала задача?
Проверьте плитку и фильтры: нажмите «Сбросить». Если задача была привязана к сделке, которую отметили проигранной или удалили, задача скрыта вместе со сделкой.