У каждой записи есть статус: подтвердил ли клиент визит, пришёл ли он, не отменил ли. По статусам CRM считает итоги дня, выручку «Ожидается» и загрузку мастеров. В этой статье разберём статусы, подтверждение, перенос записи мышью и кнопкой «Перенести», а также роботов, которые помогают не забыть напомнить клиенту о визите.
Статусы записи
| Статус | Что значит | Как выглядит |
|---|---|---|
| Не подтверждена | Клиент ещё не подтвердил, что придёт. С этим статусом создаётся новая запись, если в «Настройки → Запись» выключено «Новая запись сразу подтверждена» | Пунктирная рамка и значок в сетке, янтарная плашка в карточке, попадает в «Без подтверждения» и в «Требует внимания» на Главной |
| Подтверждена | Клиент подтвердил визит. Если включено «Новая запись сразу подтверждена», новая запись сразу получает этот статус | Обычный блок, зелёная плашка в карточке |
| Клиент пришёл | Визит состоялся | Значок галочки в блоке |
| Клиент не пришёл | Неявка | Блок приглушён, в сетке место остаётся занятым, в «Ожидается» не считается |
| Отменена | Запись отменили | В сетке дня не рисуется, в неделе зачёркнута, время свободно для других клиентов |
Как поменять статус
- Нажмите на запись в сетке, в неделе или в карточке «Ближайшие записи» на Главной.
- В верхнем блоке карточки нажмите нужную кнопку. Набор кнопок зависит от статуса и времени записи.
| Текущий статус | Какие кнопки видны |
|---|---|
| Не подтверждена | «Подтвердить». Если запись сегодня и её время уже наступило, вместо неё «Клиент пришёл»: клиент без подтверждения может просто прийти. Когда время записи наступило, появляется «Не пришёл». Пока запись не в прошлом, есть «Отменить» |
| Подтверждена | В день визита «Клиент пришёл». Когда время записи наступило, «Не пришёл». Пока запись не в прошлом, «Отменить» |
| Клиент пришёл, Клиент не пришёл, Отменена | «Вернуть запись»: запись снова становится «Подтверждена» |
Как читать итоги в шапке
- «Записей» считает все записи дня или недели, кроме отменённых.
- «Без подтверждения» считает записи со статусом «Не подтверждена».
- «Ожидается» складывает стоимость записей, кроме отменённых и неявок.
Перенос кнопкой «Перенести»
Это основной способ переноса, а на телефоне единственный.
- Откройте запись.
- В блоке «Когда и у кого» нажмите «Перенести». Кнопка есть только у предстоящих записей: «Не подтверждена» и «Подтверждена».
- Откроется окно «Перенос записи». Вверху написано, кто записан и на какое время сейчас.
- Выберите день: «Сегодня», «Завтра» или дату в календаре.
- Ниже по каждому мастеру показано его свободное время кнопками. Показываются только места, куда запись помещается целиком. Длительность услуги при переносе не меняется.
- Нажмите на время. Запись переедет к этому мастеру на это время.
Если в этот день ни у кого нет мест, CRM напишет «В этот день свободного времени нет, выберите другой день». У мастера без мест написано «Нет свободного времени».
Перенос перетаскиванием в виде «День»
На компьютере запись можно перетащить мышью к другому мастеру или на другое время. Над сеткой об этом напоминает подсказка «Запись можно перетащить к другому мастеру или на другое время».
- Наведите мышь на запись, зажмите левую кнопку и потяните.
- Пока тянете, на месте, куда встанет запись, видна рамка. Время подстраивается к шагу расписания из «Настройки → Запись» (по умолчанию 30 минут).
- Зелёная рамка «Сюда: время, мастер» значит, что место свободно.
- Красная рамка показывает причину, почему сюда нельзя:
- «Занято: имя клиента, время»: у мастера уже есть запись;
- «Это время уже прошло»;
- «Услуга не помещается в рабочий день»: запись выходит за конец рабочего дня или начинается раньше его начала. Часы работы задаются в «Настройки → Запись».
- Отпустите кнопку над зелёной рамкой. Над красной запись останется на старом месте.
Передумали посреди переноса: нажмите Esc, запись вернётся на место и не откроется.
Перенос на другой день в виде «Неделя»
- Переключитесь на «Неделя».
- Перетащите запись мышью на нужный день. День, над которым вы держите запись, подсвечивается. Прошедшие дни запись не принимают.
- После того как вы отпустите запись, откроется то же окно «Перенос записи» с выбранным днём. Выберите свободное время мастера.
Кнопка «Вернуть» после переноса
После любого переноса появляется уведомление «Запись перенесена: имя, время, мастер» с кнопкой «Вернуть». Уведомление висит 10 секунд. «Вернуть» ставит запись на прежнее место, но только если это ещё возможно:
| Сообщение | Почему не вернули |
|---|---|
| Не вернули: запись уже перенесли ещё раз | После переноса запись успели перенести снова |
| Не вернули: у записи уже другой статус | Клиент пришёл, не пришёл или запись отменили |
| Не вернули: прежнее время записи уже прошло | Старое время в прошлом |
| Время уже занято | Старое место занял другой клиент |
Что нельзя перенести
Записи со статусом «Клиент пришёл», «Клиент не пришёл» и «Отменена» не перетаскиваются, и кнопки «Перенести» у них нет. Это уже прошедший визит. Если такую запись нужно снова поставить в календарь, нажмите «Вернуть запись», а затем «Перенести».
Подтверждение визита и роботы напоминаний
Чем раньше клиент подтвердит визит, тем меньше пустых окон. Следить за этим помогают три места в CRM:
- итог «Без подтверждения» в шапке «Записи»;
- строка «Записи без подтверждения» в блоке «Требует внимания» на Главной, там считаются неподтверждённые записи на сегодня;
- роботы воронки.
Робот «Подтвердить запись»
В нишах с записью у CRM есть готовый робот: когда сделка попадает в стадию записи, он ставит задачу «Подтвердить запись». В какой стадии это происходит, зависит от ниши:
| Ниша | Стадия, в которой ставится задача |
|---|---|
| Салон и бьюти | Встреча |
| Клиника, Ветеринарная клиника | Записан на приём |
| Стоматология, Юристы и консалтинг | Консультация |
| Автосервис | Связались |
| Строительство и ремонт, Мебель на заказ | Замер |
| Образование и учебные центры, Фитнес и спорт | Пробное занятие |
Робот, который пишет клиенту
Чтобы напоминание ушло клиенту в мессенджер, сделайте робота с действием «Написать клиенту»:
- Откройте раздел «Роботы» и нажмите «Добавить робота».
- Выберите условие «Сделка попала в стадию» и стадию записи. Можно выбрать задержку: робот сработает не сразу, а через заданное время после попадания в стадию.
- Выберите действие «Написать клиенту».
- Выберите «Линия», с которой уйдёт сообщение. Линии берутся из кабинета WazzaBee.
- В поле «Что отправить» выберите «Шаблон WhatsApp» (одобренный шаблон линии WhatsApp API) или «Свой текст». Свой текст через WhatsApp API дойдёт только в окне 24 часа после последнего сообщения клиента, шаблон можно отправлять и вне этого окна.
- Нажмите «Сохранить» и включите робота.
Подробнее обо всех условиях и действиях роботов читайте в статье «Как работают роботы».
Частые вопросы
Можно ли сделать, чтобы новая запись сразу была подтверждена?
Да. Откройте «Настройки → Запись» и включите «Новая запись сразу подтверждена». Это удобно, если сотрудник записывает клиента, когда время уже согласовано. По умолчанию переключатель выключен, и новая запись встаёт «Не подтверждена».
Можно ли перенести запись на телефоне?
Да, кнопкой «Перенести» в карточке записи. Перетаскивание пальцем не работает: на телефоне это прокрутка сетки.
Можно ли перенести запись к другому мастеру?
Да. В виде «День» перетащите запись в колонку другого мастера, или в окне «Перенос записи» нажмите время нужного мастера.
Куда пропала отменённая запись?
В сетке дня отменённые записи не рисуются, чтобы освободить место. Их видно в виде «Неделя» зачёркнутыми. Открыть такую запись и нажать «Вернуть запись» можно оттуда.
Считаются ли неявки в загрузке мастеров?
Да. Загрузка считает занятое время всех записей, кроме отменённых: неявка тоже занимала время мастера.