Раздел «Запись» в WazzaBee CRM это журнал записи клиентов к вашим специалистам: мастерам, врачам, тренерам, преподавателям. Здесь видно, кто и когда занят, где есть свободное время, сколько записей на день и сколько денег ожидается. В этой статье разберём, как устроен календарь и как записать клиента.
В каких нишах есть запись
Раздел «Запись» появляется в меню только у тех ниш, где клиент приходит к специалисту на определённое время. Ниша выбирается в «Настройки → Ниша бизнеса». От неё зависит, как в CRM называется специалист и какие услуги предлагаются при записи.
| Ниша | Кто принимает клиента | Запись |
|---|---|---|
| Салон и бьюти | Мастер | есть |
| Клиника | Врач | есть |
| Стоматология | Стоматолог | есть |
| Ветеринарная клиника | Ветврач | есть |
| Автосервис | Мастер-приёмщик | есть |
| Строительство и ремонт | Прораб | есть |
| Мебель на заказ | Мастер-мебельщик | есть |
| Образование и учебные центры | Преподаватель | есть |
| Фитнес и спорт | Тренер | есть |
| Юристы и консалтинг | Юрист | есть |
| Недвижимость, Туризм, Грузоперевозки, Маркетинг и реклама, Общепит, Продажи и услуги | нет | раздела нет в меню и на Главной |
Если открыть старую ссылку на «Запись» в нише без записи, CRM покажет сообщение «В нише такой-то запись к специалистам не используется» и кнопку «Сменить нишу в настройках».
Дальше в статье специалист называется «мастером», как в нише «Салон и бьюти». В вашей нише на экране будет своё слово: «Врач», «Тренер», «Юрист» и так далее.
Кто такие мастера и где они заводятся
Мастера в «Записи» это активные сотрудники вашей CRM. Отдельного списка мастеров нет: каждый активный сотрудник получает свою колонку в календаре.
- Откройте «Настройки → Сотрудники и права».
- Нажмите «Добавить сотрудника», укажите почту для входа, пароль и линии, с которыми он работает. Сотрудник появится и в «Команде» кабинета WazzaBee: места общие для кабинета и CRM.
- После добавления сотрудник сразу появляется колонкой в «Записи» и строкой в отчёте «Загрузка мастеров» в «Аналитике».
Если сотрудник уволился, отключите его переключателем «Активен». После отключения его нет в выборе у новых сделок, задач, записей и роботов, место освобождается. Для мастера это значит, что его колонка пропадает из календаря и из окна новой записи.
Настройки записи: услуги, цены и часы работы
Услуги, цены, часы работы и шаг расписания задаются во вкладке «Настройки → Запись». Вкладка есть в нишах с записью. Менять настройки может владелец или сотрудник с правом «Меняет настройки», остальные видят их только для чтения.
Свои услуги и цены
- Откройте «Настройки → Запись». В блоке «Услуги и цены» сначала написано, что сейчас работают услуги вашей ниши с пробными ценами.
- Нажмите «Завести свои услуги». Услуги ниши станут вашим списком, который можно править.
- У каждой услуги укажите название, длительность в минутах и цену. Цвет услуги в расписании меняется нажатием на кружок слева.
- Нажмите «Добавить услугу», чтобы добавить новую строку, или значок корзины «Убрать услугу», чтобы удалить лишнюю. Последнюю услугу убрать нельзя: без услуг записать клиента не получится.
- Изменения сохраняются сразу. Новые услуги и цены появятся в окне «Новая запись».
Чтобы вернуться к стандартному набору, нажмите «Вернуть услуги ниши». Записи на услугу, которую вы убрали из списка, остаются в календаре как были.
Часы работы, шаг и подтверждение
| Настройка | Что меняет |
|---|---|
| Начало рабочего дня, Конец рабочего дня | В эти часы показывается сетка и предлагается свободное время для записи и переноса. По умолчанию с 09:00 до 20:00. Конец не может быть раньше начала |
| Шаг расписания | 15, 30 или 60 минут: как часто в сетке стоят пустые места и с каким шагом предлагается время. По умолчанию 30 минут |
| Новая запись сразу подтверждена | Выключено (по умолчанию): новая запись встаёт «Не подтверждена», визит нужно подтвердить у клиента и нажать «Подтвердить». Включено: новая запись сразу «Подтверждена» |
Часы работы влияют и на отчёт «Загрузка мастеров» в «Аналитике»: загрузка считается от рабочего времени из этих настроек.
Услуги ниши по умолчанию
Пока свои услуги не заведены, у каждой ниши работает свой набор из шести услуг. От длительности услуги зависит, сколько места запись занимает в сетке и какое время можно выбрать. Длительность одинакова во всех нишах, меняются только названия.
| Длительность | Салон и бьюти | Клиника | Автосервис | Фитнес и спорт |
|---|---|---|---|---|
| 60 мин | Стрижка | Приём врача | Диагностика | Персональная тренировка |
| 180 мин | Окрашивание | Комплексное обследование | Ремонт ходовой | Интенсив |
| 60 мин | Маникюр | УЗИ | Замена масла | Групповое занятие |
| 90 мин | Педикюр | Процедура | Шиномонтаж | Сплит-тренировка |
| 45 мин | Укладка | Анализы | Мойка | Растяжка |
| 30 мин | Консультация | Консультация | Осмотр | Пробное занятие |
Посмотреть услуги любой ниши можно заранее: в «Настройки → Ниша бизнеса» у каждой ниши есть блок «Услуги и цены (пример)». Подробнее о нишах в статье про нишу и поля клиента.
Цены услуг
Рядом с услугой в окне записи показана цена, а в карточке записи строка «Стоимость». У услуг ниши цены пробные, под выбором услуги CRM так и пишет: «Цены пробные. Свои услуги и цены заводятся в «Настройки → Запись»». Когда вы заведёте свои услуги, подсказка пропадёт и будут ваши цены. Услуга с нулевой ценой (например, консультация) показывается без суммы. Из цен записей складывается итог «Ожидается» в шапке календаря.
Как устроен экран «Запись»
Сверху заголовок «Запись» и кнопка «Записать клиента». Ниже строка навигации и итоги:
- «Сегодня» возвращает к текущему дню.
- Стрелки «Назад» и «Вперёд» листают на день в виде «День» и на неделю в виде «Неделя».
- Рядом дата или диапазон недели.
- «Записей»: сколько записей в выбранном дне или неделе, без отменённых.
- «Без подтверждения»: сколько записей клиент ещё не подтвердил. Строка появляется, только если такие записи есть. Наведите на неё, чтобы увидеть подсказку: напишите или позвоните клиенту заранее, чтобы время не пропало.
- «Ожидается»: сумма цен записей без отменённых и без неявок.
- Переключатель «День» / «Неделя».
Вид «День»
День показан сеткой, как журнал в салоне: слева часы, дальше колонки мастеров. В шапке колонки имя мастера, его цвет и число записей на день. Сетка показывает рабочий день из «Настройки → Запись» (по умолчанию с 09:00 до 20:00), время делится на места по шагу расписания (по умолчанию 30 минут).
- Цветная полоска записи показывает услугу, в блоке имя клиента, время и услуга.
- Запись без подтверждения обведена пунктиром и помечена значком: такие визиты чаще срываются.
- Неявка приглушена, отменённая запись в сетке не рисуется: на её место уже можно записать другого клиента.
- Красная линия отмечает текущее время, при открытии сетка сама прокручивается к нему.
- Пустое место кликабельно: наведите мышь, появится «+ время».
Вид «Неделя»
Неделя показана семью колонками с понедельника по воскресенье. В каждом дне записи идут списком: время, клиент, услуга и мастер, цветная точка мастера справа. Сегодняшний день выделен цветом.
- Нажмите на заголовок дня, чтобы открыть этот день сеткой в виде «День».
- Кнопка с плюсом внизу дня открывает новую запись на этот день.
- Отменённые записи в неделе видны зачёркнутыми.
На телефоне
На телефоне день показывается по одному мастеру: над сеткой ряд кнопок с именами, выберите нужного мастера, и сетка покажет его день. Переключатель «День» / «Неделя» есть на компьютере. Перетаскивание записей работает мышью, на телефоне запись переносится кнопкой «Перенести» в её карточке.
Как записать клиента
Окно «Новая запись» открывается четырьмя способами:
- кнопка «Записать клиента» в шапке раздела;
- клик по пустому месту в сетке дня: мастер, день и время уже подставлены;
- кнопка с плюсом внизу дня в виде «Неделя»;
- кнопка «Записать клиента» на Главной.
- Клиент. Начните вводить имя или телефон клиента. Для поиска по телефону достаточно трёх цифр. CRM показывает до шести совпадений из клиентов и сделок. Нажмите на нужного клиента. Выбрали не того: нажмите «Другой».
- Услуга. Выберите услугу плиткой. Под названием видна длительность и цена.
- Мастер. Нажмите на имя мастера.
- День. Нажмите «Сегодня», «Завтра» или выберите дату в календаре. Прошедшие дни выбрать нельзя.
- Время. CRM показывает только свободное время этого мастера, в которое услуга помещается целиком. Сегодня прошедшее время не предлагается. Если мест нет, появится надпись «У мастера нет свободного времени на эту услугу в этот день»: выберите другой день или другого мастера.
- Нажмите кнопку «Записать на ЧЧ:ММ к мастеру Имя». Пока клиент или время не выбраны, на кнопке написано «Выберите клиента и время», и она не нажимается.
После сохранения появится уведомление «Запись создана» с именем клиента, временем, днём и мастером, а календарь перейдёт на день записи. Новая запись получает статус «Не подтверждена». Если в «Настройки → Запись» включено «Новая запись сразу подтверждена», статус сразу «Подтверждена».
Почему нельзя записать двух клиентов на одно время
Время в окне выбирается только из свободных мест. У одного мастера записи не пересекаются: встык можно (одна заканчивается в 12:00, следующая начинается в 12:00), поверх нельзя. Отменённые записи время не занимают.
Если клиента нет в списке
Записать можно только клиента, который уже есть в CRM: в «Клиентах» или в сделках. Если поиск пишет «Клиент не найден», сначала заведите клиента или сделку, затем вернитесь к записи. Клиенты с оплаченными сделками тоже есть в поиске, их удобно записывать повторно.
Карточка записи
Нажмите на запись в сетке или в неделе, откроется карточка. На компьютере она выезжает окном сверху по центру, на телефоне открывается на весь экран. В карточке:
- имя клиента, услуга, день и время, статус;
- кнопки действий по статусу (подробно в статье «Статусы, подтверждение и перенос записи»);
- блок «Когда и у кого»: мастер, время, услуга с длительностью, стоимость и кнопка «Перенести»;
- блок «Клиент»: телефон и кнопки «Позвонить», «Написать» и «Открыть сделку». «Написать» и «Открыть сделку» появляются, если у клиента есть сделка.
Где ещё видны записи
- Главная: карточка «Ближайшие записи» с сегодняшними предстоящими записями и строка «Записи без подтверждения» в блоке «Требует внимания».
- Аналитика: отчёт «Загрузка мастеров» на 7 дней вперёд.
Это одни и те же записи: подтвердили в «Записи», на Главной тоже подтверждено.
Частые вопросы
Можно ли поменять рабочие часы в сетке?
Да. Откройте «Настройки → Запись» и задайте «Начало рабочего дня» и «Конец рабочего дня». Услуга, которая не помещается до конца рабочего дня, на это время не ставится: при переносе CRM пишет «Услуга не помещается в рабочий день».
Как завести свои услуги и цены?
В «Настройки → Запись» нажмите «Завести свои услуги» и поправьте названия, длительность и цены. Подробно в разделе «Настройки записи» выше.
Почему в «Записи» нет мастера, которого я добавил?
Проверьте в «Настройки → Сотрудники и права», что у сотрудника включён переключатель «Активен». Отключённые сотрудники в «Запись» не попадают.
Можно ли записать клиента на прошедшее время?
Нет. В прошедший день мест нет, а сегодня CRM предлагает только время после текущего.
Что будет с записями, если сменить нишу?
Записи останутся. Поменяются названия услуг и слово «мастер». Если новая ниша без записи, раздел пропадёт из меню, а записи сохранятся в базе.
Сохраняются ли записи, если закрыть браузер?
Да. Записи клиентов хранятся в базе CRM и видны всем сотрудникам компании.