Загрузка сделок из Excel, CSV, amoCRM и Битрикс24

Если сделки уже ведутся в таблице или в другой CRM, заводить их заново руками не нужно. WazzaBee CRM загружает сделки из файла Excel или CSV, из выгрузки amoCRM и из файла миграции Битрикс24. Перед загрузкой CRM показывает, что получится, и только потом добавляет сделки на доску.

Где находится загрузка

1. Откройте «Настройки».
2. Перейдите на вкладку «Перенос данных».
3. На вкладке карточки: «Перенос из Битрикс24», «Сделки из Excel или CSV», «Сделки из amoCRM» и загрузка клиентов.

Подготовьте файл

Подойдёт выгрузка из другой CRM или обычная таблица менеджера. Требования:

Не знаете, как оформить таблицу? На карточке «Сделки из Excel или CSV» нажмите «Скачать образец». В образце те же колонки, что ждёт CRM, и две строки с примером заполнения. У карточки amoCRM свой образец с колонками, названными как в выгрузке amoCRM.

Загрузка из Excel или CSV: четыре шага

На карточке «Сделки из Excel или CSV» нажмите «Загрузить сделки». Откроется окно «Загрузка сделок из файла», вверху видно, на каком вы шаге.

Шаг 1. Файл

1. Перетащите файл в окно или нажмите и выберите его на компьютере.
2. CRM прочитает файл и напишет, сколько в нём строк с данными.
3. Нажмите «Дальше». Если выбрали не тот файл, нажмите «Выбрать другой файл».

Шаг 2. Колонки

Слева поля CRM, справа колонки вашего файла. Колонки, которые CRM узнала сама, уже выбраны, рядом показан пример значения из файла.

1. Проверьте, что у каждого поля выбрана правильная колонка. Если колонка не нужна, выберите «Не загружать».
2. Колонку с клиентом выбрать обязательно: без неё CRM не пустит дальше.
3. Нажмите «Дальше».

Шаг 3. Стадии

Этот шаг появляется, если в файле есть колонка со стадией. Слева стадии из вашего файла, например «Счёт выставлен» или «Думает», справа стадии вашей воронки.

1. Для каждой стадии файла выберите подходящую стадию воронки.
2. Что не выберете, попадёт на первую стадию воронки.
3. Нажмите «Дальше».

Шаг 4. Проверка

CRM словами показывает, что получится после загрузки:

• «Загрузим сделок: …»;
• «Новых карточек клиентов появится: …»;
• «Сделок встанет к клиентам, которые уже есть в CRM: …» (совпадение по телефону);
• «Строк пропустим (нет клиента): …»;
• какие стадии вы не сопоставили и куда встанут эти сделки;
• «Как лягут по стадиям» и «Так будут выглядеть первые сделки».

Если всё верно, нажмите «Загрузить» с числом сделок. Если нет, нажмите «Назад» и поправьте. После загрузки CRM напишет «Загрузили сделок: …», а сделки уже будут на доске выбранной воронки и будут работать как заведённые руками.

Загрузка из amoCRM

1. В amoCRM откройте «Сделки», выберите нужные сделки или все и нажмите «Экспорт». Получится файл XLSX.
2. В WazzaBee CRM откройте «Настройки → Перенос данных» и на карточке «Сделки из amoCRM» нажмите «Загрузить из amoCRM».
3. Выберите файл. Колонки amoCRM («Бюджет», «Этап сделки», «Основной контакт» и другие) CRM узнаёт сама.
4. На шаге «стадии» свяжите этапы amoCRM со стадиями своей воронки.
5. Проверьте итог и нажмите «Загрузить».

Колонку «Воронка» из amoCRM CRM не путает со стадией: стадия берётся из «Этап сделки».

Перенос из Битрикс24

Из Битрикс24 переносится больше, чем сделки: воронки, сделки, клиенты, история и задачи одним файлом миграции в формате JSON, а переписка открытых линий вторым файлом. Оба файла готовит выгрузка вашего портала Битрикс24.

1. На карточке «Перенос из Битрикс24» нажмите «Выбрать файлы».
2. Нажмите «Выбрать файл миграции» и выберите файл .json. Файл должен быть не больше 80 МБ.
3. CRM покажет, что в файле: портал, сделки в работе, успешные и проигранные, контакты, записи истории, задачи и список воронок с числом стадий, причин отказа и сделок.
4. Если в файле есть лиды, отметьте «Перенести лиды отдельной воронкой «Лиды»». Лиды, которые уже стали сделками, повторно не переносятся.
5. Если в Битрикс24 деньги записаны в своём поле, выберите его в списке «Если у сделки нет суммы, взять из поля». Тогда по этим сделкам посчитается выручка.
6. Выберите, как загрузить: «Загрузить в CRM» или «Только посмотреть».
7. Нажмите «Загрузить». После загрузки откроются «Сделки».

Как CRM раскладывает данные Битрикс24

• Стадии провала становятся причинами отказа, проигранные сделки попадают во вкладку «Проигранные» с фильтром по причине.
• Успешная стадия становится «Оплачено».
• Свои поля сделок видны в карточке сделки в блоке «Поля из Битрикс24».
• История сделки попадает в ленту с пометками «Звонок», «Письмо», «Встреча», «Смена стадии» или «Дело».
• Проигранную сделку из переноса можно смотреть, но не менять, пока её не вернули в работу.

Переписка открытых линий

1. Сначала выберите файл миграции со сделками: переписка привязывается к ним.
2. Нажмите «Выбрать файл переписки» и выберите второй файл выгрузки (…-chats.json).
3. Нажмите «Загрузить переписку».

Чаты привязываются к своим сделкам, а если сделки нет, к последней сделке контакта или к карточке клиента. Служебные сообщения открытых линий скрыты, в чате их можно показать. Переписка видна во вкладке «Чат» сделки и в «Чатах» только для чтения. Если переписка уже загружена, новый файл её заменит: CRM предупредит об этом.

После загрузки

На вкладке «Перенос данных» появляется блок «Загружено из файла»: портал, число сделок, проигранных и контактов, сколько чатов и сообщений. Рядом кнопки «Открыть сделки», «Загрузить переписку» или «Заменить переписку». Для данных, загруженных в режиме «Только посмотреть», есть кнопка «Вернуть данные CRM»: данные из файлов пропадут из вкладки, откроется ваша CRM из базы.

Частые вопросы

Задвоятся ли клиенты, если они уже есть в CRM?

При загрузке из Excel, CSV и amoCRM нет: если телефон клиента уже есть в CRM, сделка встанет к этому клиенту, новая карточка не заведётся. Клиенты без телефона считаются новыми.

Почему часть строк пропущена?

В этих строках пустая колонка клиента. Без имени сделке нечего показать в карточке, поэтому такие строки CRM пропускает и пишет их число на шаге проверки.

Можно ли загрузить уже проигранные сделки?

Да. Сопоставьте колонку с причиной отказа с полем «Причина отказа»: такие сделки загрузятся во вкладку «Проигранные».

Файл больше 10 МБ. Что делать?

Разбейте таблицу на несколько файлов и загрузите их по очереди. Для файла миграции Битрикс24 предел 80 МБ.

Куда встанут сделки, если стадия в файле не совпала ни с одной стадией?

На первую стадию воронки. На шаге проверки CRM заранее показывает, какие стадии не сопоставлены.