В разделе «Документы» создаются счёт на оплату, договор и акт выполненных работ по сделке. Документ сразу заполняется данными сделки: клиентом и суммой, а также реквизитами вашей компании. Сверху раздела видно, сколько денег ждёт оплаты по выставленным счетам, сколько оплачено и что лежит на подписи у клиентов.

Виды документов

Вид	Как называется в списке	Путь статусов	Нужна сумма сделки
Счёт	Счёт на оплату № N	Черновик → Отправлен → Оплачен (или Отменён)	да
Договор	Договор № N	Черновик → Отправлен → Подписан	нет
Акт	Акт выполненных работ № N	Черновик → Отправлен → Подписан	да

Нумерация

У каждого вида своя нумерация: счета идут № 1, 2, 3, договоры и акты тоже начинаются с № 1.
Следующий номер на единицу больше самого большого номера этого вида.
Номер будущего документа видно заранее, на кнопке «Создать № N».
Номер ставится сам, вручную его не меняют.

Как создать документ

Откройте «Документы» в меню слева.
Нажмите «Создать документ» справа вверху.
Выберите вид документа: «Счёт», «Договор» или «Акт».
В списке «Сделка» выберите сделку. Рядом с именем клиента видна сумма сделки.
Нажмите «Создать № N». Документ создаётся со статусом «Черновик» и сразу открывается.

Счёт и акт без суммы не создаются. Если в сделке нет суммы, CRM напишет «В сделке не указана сумма. Укажите её в сделке, чтобы выставить счёт или акт», и кнопка создания не нажмётся. Договор можно создать и без суммы, тогда в нём нет пункта о стоимости.

Если у сделки уже есть неоплаченный счёт, CRM предупредит: «У сделки уже есть неоплаченный счёт № N. Второй удвоит сумму в «Ждут оплаты»». Создать второй счёт можно, но обычно он не нужен.
Сумма документа берётся из сделки в момент создания.

Что внутри документа

Документ показан листом, как на бумаге: он всегда светлый, даже в тёмной теме CRM. На компьютере документ открывается окном сверху по центру, на телефоне на весь экран.

Часть	Откуда берётся
Шапка	название компании, БИН или ИИН, ИИК и банк, адрес. Это реквизиты из кабинета WazzaBee. Рядом дата создания документа.
Плательщик (в счёте) или Заказчик (в договоре и акте)	имя клиента и телефон из сделки
Счёт и акт	таблица: «Услуги по сделке» и сумма, ниже строка «Итого»
Договор	пункты: услуги, согласованные в переписке и в сделке; стоимость (если есть сумма); оплата по счёту в течение 3 рабочих дней; договор действует до полного исполнения обязательств
Подписи	Исполнитель и Заказчик

Если реквизиты компании не заполнены, в шапке документа будет написано «Реквизиты компании не заполнены: без них документ не отправляйте» и ссылка «Заполнить в кабинете WazzaBee». Заполните реквизиты в кабинете и откройте документ снова.

Скачать PDF

В документе в любом статусе есть кнопка «Скачать PDF». CRM соберёт файл PDF с тем же листом, что на экране: реквизиты компании (название, БИН или ИИН, IBAN и банк, адрес), клиент и телефон, таблица или пункты договора, итог и подписи. Файл сохранится на компьютер или телефон. Если PDF не собрался, CRM напишет «PDF не собрался, попробуйте ещё раз».

Статусы и кнопки

Статус	Что значит	Какие кнопки есть
Черновик	документ создан, клиенту не отправлен	«Удалить черновик», «Отправить клиенту»
Отправлен	PDF документа отправлен клиенту в чат сделки	у счёта «Отметить оплаченным», у договора и акта «Отметить подписанным»
Оплачен	счёт оплачен	нет, путь счёта закончен
Подписан	договор или акт подписан	нет, путь документа закончен
Отменён	клиент оплатил не по счёту	«Вернуть в «Отправлен»»

Во всех статусах есть кнопки «Скачать PDF» и «Открыть сделку».

Отправить клиенту

Откройте черновик.
Нажмите «Отправить клиенту».
CRM соберёт PDF документа и откроет карточку сделки на вкладке «Чат». PDF уже прикреплён к сообщению, появится подсказка «PDF для «…» прикреплён к чату сделки, нажмите «Отправить»».
При желании допишите текст сообщения и нажмите «Отправить». Как только PDF ушёл клиенту, документ получает статус «Отправлен».

Клиент получит PDF файлом в переписку.

Прикреплённый файл ждёт в чате, пока вы не нажмёте «Отправить», а документ до этого остаётся черновиком. Если отправка не прошла, статус тоже не меняется. Если перед этим обновить страницу, файл пропадёт: скачайте PDF кнопкой «Скачать PDF» и отправьте его в чате вложением.

Отметить счёт оплаченным

Откройте отправленный счёт.
Нажмите «Отметить оплаченным».

Что происходит после этого:

счёт получает статус «Оплачен»;
если сделка ещё не в «Оплачено», CRM переносит её туда, в истории сделки появляется запись о смене стадии, уведомление пишет «Счёт оплачен, сделка «…» перенесена в «Оплачено»»;
способ оплаты сделки записывается как «По счёту», окно «Как оплатили?» при этом не появляется;
если у сделки был долг или своя рассрочка с остатком, остаток считается полученным по счёту, а задачи-напоминания о платежах закрываются.

Кнопка «Вернуть» в уведомлении отменяет всё сразу: статус счёта, стадию сделки и оплату.

Отметить договор или акт подписанным

Откройте отправленный договор или акт.
Нажмите «Отметить подписанным». Статус станет «Подписан».
Если нажали по ошибке, нажмите «Вернуть» в уведомлении.

Когда счёт становится «Отменён»

Когда сделку переносят в «Оплачено», CRM спрашивает «Как оплатили?».

Если выбрать «По счёту», неоплаченный счёт этой сделки станет «Оплачен».
Если выбрать другой способ, например «Картой», «Kaspi», «Наличными» или «Переводом», счёт получит статус «Отменён» и перестанет ждать оплаты. Окно предупреждает об этом заранее.

Отменённый счёт можно вернуть кнопкой «Вернуть в «Отправлен»». Кнопки нет, если сделка уже полностью оплачена другим способом. При долге или своей рассрочке остаток можно оплатить по этому счёту.

Удалить черновик

Откройте черновик.
Нажмите «Удалить черновик».
Подтвердите в окне «Удалить черновик?».

Сразу после удаления черновик можно вернуть из уведомления. Удалить можно только черновик: отправленный, оплаченный или подписанный документ остаётся в списке.

Плитки над списком

Плитка	Что показывает
Ждут оплаты	сумма отправленных, но не оплаченных счетов; подпись «выставлено счетов: N»
Оплачено по счетам	сумма оплаченных счетов; подпись «оплаченных счетов: N»
На подписи	сколько договоров и актов в статусе «Отправлен»
Черновики	сколько документов ещё не отправлены
Долги и рассрочки	клиенты, которые ещё должны по долгу или своей рассрочке, и сколько платежей просрочено. Нажмите плитку, чтобы увидеть список, и клиента в нём, чтобы открыть сделку.

В плитке «Ждут оплаты» не учитываются отменённые счета: клиент заплатил иначе, и деньги по счёту больше не ждут.

Список, фильтры и поиск

В строке документа: значок вида, название с номером, имя клиента с цветной точкой стадии сделки, сумма и статус. Новые документы сверху.
Кнопки «Все», «Счета», «Договоры», «Акты» оставляют документы одного вида.
Строка «Клиент или номер»: цифры ищутся по номеру документа точно, слова по имени клиента. Можно вместе: имя клиента и номер через пробел.
Если ничего не нашлось, нажмите «Сбросить фильтры».

Частые вопросы

Сумма в сделке изменилась. Как обновить документ?

Сумма документа берётся из сделки при создании и потом не меняется. Если документ ещё черновик, удалите его и создайте заново: новый документ возьмёт новую сумму.

Почему не создаётся счёт?

В сделке нет суммы. Укажите сумму в сделке и создайте счёт снова.

Клиент оплатил картой, а счёт висит в «Ждут оплаты». Что делать?

Перенесите сделку в «Оплачено» и в окне «Как оплатили?» выберите «Картой». Счёт станет «Отменён» и уйдёт из «Ждут оплаты».

Где заполнить реквизиты компании?

В кабинете WazzaBee. В документе без реквизитов есть ссылка «Заполнить в кабинете WazzaBee».

Можно ли скачать документ в PDF?

Да. Откройте документ и нажмите «Скачать PDF». Кнопка есть в любом статусе.