Робот в WazzaBee CRM это правило «когда случилось вот это, сделай вот то». Например: сделка попала в стадию «Новая заявка», и робот ставит менеджеру задачу позвонить. Или сделка три дня лежит в стадии «Думает», и робот пишет клиенту в WhatsApp.
Роботы выполняет сервер. Они срабатывают, даже если CRM в этот момент ни у кого не открыта. В статье описано, из чего состоит робот, какие бывают события и действия, как создать, скопировать, перенести и выключить робота и где посмотреть, что он сделал.
Где находятся роботы
- Откройте в меню слева раздел «Роботы».
- Вы увидите доску, похожую на доску сделок. Первая колонка «Когда приходит заявка»: здесь роботы для событий до сделки (новое сообщение, пропущенный звонок). Дальше идут колонки стадий вашей воронки, от «Новая заявка» до «Оплачено». Под названием стадии написано «Для каждой сделки на этой стадии».
- Если у вас несколько воронок, выберите нужную переключателем рядом с заголовком. Колонка «Когда приходит заявка» есть только у главной воронки: сделки из входящих сообщений создаются в ней.
- Справа вверху строка «Работают N из M · срабатываний за неделю: K». Так видно, сколько роботов включено и сколько раз они сработали за последние 7 дней.
На телефоне колонки листаются вбок по одной.
Из чего состоит робот
У каждого робота три части: событие («Когда»), задержка (для части событий) и действие («Что сделать»). На карточке робот читается одной фразой, например «Задача «Отправить прайс»» и ниже «Сразу, как сделка попала в стадию».
События
| Событие | Где выбирается | Когда срабатывает |
|---|---|---|
| «Сделка попала в стадию» | Колонки стадий | Сразу, как только сделка оказалась в стадии: её перетащили на доске, перевели в карточке, перевёл другой робот или новая сделка создана прямо в этой стадии. |
| «Сделка зависла в стадии» | Колонки стадий | Когда сделка пробыла в стадии дольше заданного времени. Если за это время сделку переводили в другую стадию, робот не срабатывает. |
| «Клиенту не ответили» | Колонки стадий | Клиент написал, а за заданное время ему никто не ответил: ни менеджер, ни пчела. Время считается с первого сообщения клиента, на которое нет ответа. Если ответили раньше, робот не срабатывает. Срабатывает, только пока сделка стоит в этой стадии. |
| «Написал новый клиент» | «Когда приходит заявка» | Когда входящее сообщение завело новую сделку: написал новый клиент или клиент, у которого сейчас нет открытой сделки. |
| «Пропущен звонок» | «Когда приходит заявка» | Когда входящий звонок остался без ответа. Если с того же номера снова не дозвонились в течение 30 минут, тот же робот второй раз не запускается. |
Задержка
У событий «Сделка зависла в стадии» и «Клиенту не ответили» задержка обязательна: под событием появляется поле «Через», число и единица «мин», «ч» или «дн.». Без неё робота не сохранить, CRM подскажет: «Укажите, через сколько времени срабатывать». Остальные события срабатывают сразу.
Сервер проверяет задания роботов раз в минуту, поэтому действие может выполниться с опозданием до минуты.
Действия
| Действие | Где доступно | Что делает |
|---|---|---|
| «Поставить задачу» | Все колонки | Ставит задачу по сделке. Срок: до конца текущего дня, ответственный: ответственный сделки. В разделе «Задачи» такая задача помечена «Поставил робот». |
| «Написать клиенту» | Все колонки | Отправляет клиенту сообщение с выбранной линии: шаблон WhatsApp или свой текст. Подробно в статье «Робот «Написать клиенту»». |
| «Сообщить команде» | Все колонки | Пишет в выбранный канал чата команды («Чаты» → «Команда»). Сообщение подписано «Робот», в нём имя клиента и стадия. Выбрать можно только канал, личную переписку нельзя. |
| «Сменить ответственного» | Колонки стадий | Передаёт сделку выбранному сотруднику. На карточке робот выглядит как «Передать сделку: имя сотрудника». |
| «Перевести в стадию» | Колонки стадий | Переводит сделку в другую стадию той же воронки. Стадию, в которой стоит сам робот, выбрать нельзя. |
| «Создать сделку» | «Когда приходит заявка» | Заводит сделку в первой стадии главной воронки, когда пишет новый клиент. Если его выключить, входящие перестанут создавать сделки: переписка останется только в «Чатах». Этот же робот решает, создаётся ли сделка на звонок с нового номера. |
| «Передать продажу в Meta» | Только «Оплачено» | Когда сделка клиента, пришедшего с рекламы Meta, оплачена, продажа уходит в Meta. Настройка в статье «Готовые роботы ниш и примеры сценариев». |
Список задач для «Поставить задачу»: «Позвонить по новой заявке», «Перезвонить клиенту», «Отправить прайс», «Узнать решение клиента», «Договориться о встрече», «Подготовить договор», «Напомнить об оплате», «Выставить счёт» и «Подтвердить запись». Последняя есть только в нишах, где ведётся запись к специалистам. У готовых роботов ниши бывают и свои задачи, например «Отправить смету» у автосервиса.
Как создать робота
- Откройте «Роботы» и, если воронок несколько, выберите нужную.
- В колонке нужной стадии внизу нажмите «Добавить робота». Откроется окно «Новый робот», под заголовком видно, для какой стадии он создаётся.
- В блоке «Когда» выберите событие.
- Если выбрали «Сделка зависла в стадии» или «Клиенту не ответили», укажите задержку в поле «Через».
- В блоке «Что сделать» нажмите нужное действие и выберите, что именно: задачу («Какую задачу»), сотрудника («Кому передать»), стадию («В какую стадию»), канал команды («В какой канал») или линию и сообщение для «Написать клиенту».
- В поле «Не повторять клиенту» укажите число дней (об этом ниже).
- Посмотрите блок «На карточке будет так»: там робот одной фразой, как он будет выглядеть на доске.
- Нажмите «Сохранить». Появится уведомление «Робот добавлен», новый робот сразу включён.
Кнопка «Сохранить» неактивна, пока не заполнено всё обязательное: задержка, параметр действия, линия и все переменные шаблона.
Поле «Не повторять клиенту»
Поле защищает клиента от одинаковых сообщений подряд. Если робот уже сработал по этому клиенту, следующие N дней он промолчит. Считаются срабатывания того же робота по тому же клиенту (по карточке клиента или по номеру телефона).
- У нового робота стоит 1 день.
- 0 значит «Робот сработает каждый раз, даже если уже срабатывал по этому клиенту».
- У роботов «Создать сделку» и «Передать продажу в Meta» этого поля нет.
Как управлять роботами
Включить и выключить
Внизу карточки робота переключатель. Выключенный робот становится серым и не срабатывает. Срабатывания, которые уже были за неделю, остаются в счётчике.
Изменить
Нажмите на карточку робота. Откроется окно «Робот» с теми же полями, что при создании. Поправьте и нажмите «Сохранить», появится «Робот сохранён».
Удалить
- Откройте робота и нажмите «Удалить» внизу окна.
- Подтвердите в окне «Удалить робота?».
- Появится «Робот удалён». Пока уведомление на экране, робота можно вернуть кнопкой «Вернуть».
Копировать
В правом верхнем углу карточки кнопка «Копировать» (на компьютере она появляется при наведении). Копия встаёт сразу под оригиналом и приходит выключенной, чтобы клиент не получил два одинаковых сообщения. CRM покажет «Копия готова». Поправьте копию, например текст или задержку, и включите переключателем. Роботов «Создать сделку» и «Передать продажу в Meta» скопировать нельзя: каждый бывает только в одном экземпляре.
Перенести на другую стадию
Перетащите карточку робота в другую колонку: мышью или долгим нажатием на телефоне. Колонки, которые робота не примут, во время переноса гаснут. Роботов нельзя переносить между «Когда приходит заявка» и стадиями: там разные события. Робот «Передать продажу в Meta» живёт только в «Оплачено». После переноса появится «Робот переехал в «…»» с кнопкой «Вернуть».
Что означают надписи на карточке
| Надпись | Что значит | Что сделать |
|---|---|---|
| «за неделю: N» | Робот сработал N раз за последние 7 дней. | Ничего, робот работает. |
| «за неделю не срабатывал» | Робот включён, но подходящих событий не было. | Проверьте, что сделки попадают в эту стадию. |
| «выключен» | Робот выключен переключателем. | Включите, если он нужен. |
| «Нужна настройка» и «Выбрать линию» | У робота «Написать клиенту» не выбраны линия и сообщение. | Нажмите «Выбрать линию» и настройте сообщение. |
| «Нужна настройка» и «Выбрать канал» | Канал команды, в который писал робот, удалён. | Нажмите «Выбрать канал» и укажите другой канал. |
| «Нужна настройка» и «Выбрать стадию» | После правки воронки стадия, в которую робот переводил сделку, совпала с его собственной. | Нажмите «Выбрать стадию» и укажите другую. |
| «Нужна настройка» и «Подключить» | Для «Передать продажу в Meta» не подключён набор данных Meta. | Нажмите «Подключить», откроются «Настройки → Каналы и Meta». |
Робот с надписью «Нужна настройка» не срабатывает. Когда вы его настроите, он снова включится, если был включён раньше.
Когда робот не сработает
Перед каждым действием сервер ещё раз проверяет условия. Робот промолчит, если:
- к моменту срабатывания его выключили или удалили;
- сделку удалили или пометили проигранной;
- сделка ушла из стадии раньше, чем пришло время робота (для событий стадии);
- сработало ограничение «Не повторять клиенту»;
- в роботе «Сменить ответственного» указан сотрудник, которого нет в команде кабинета, например сотрудник-пример из набора ниши. CRM сама выключает такого робота и очищает поле «Кому передать»: выберите своего сотрудника и включите робота снова;
- CRM в режиме просмотра, потому что подписка не оплачена;
- сделки пришли переносом из Битрикс24 или другим импортом: такие сделки роботов не запускают, чтобы тысячи старых клиентов не получили сообщения разом;
- по одной сделке за час набралось 20 срабатываний. Так CRM останавливает роботов, которые перекидывают сделку по кругу, например из «Думает» в «Встреча» и обратно.
Такие отмены в историю сделки не пишутся.
Где посмотреть, что сделал робот
- История сделки. В ленте сделки записи с подписью «Робот»: «Робот поставил задачу «…»», «Робот написал клиенту», «Робот сообщил команде», «Робот сменил ответственного: …». Если не получилось, там же причина, например «Робот не смог написать клиенту: клиент ещё не писал в эту линию» или «Робот не сменил ответственного: сотрудника «…» нет в команде».
- «Журнал событий». В группе меню «Администрирование» откройте «Журнал событий» и выберите фильтр «Роботы». Там собраны действия роботов по всем сделкам и правки роботов («Изменены роботы стадии «…»»). Журнал виден тем, у кого есть доступ к настройкам.
- «Задачи». Задачи от роботов помечены «Поставил робот».
- Чат команды. Сообщения робота в канале подписаны «Робот».
Роботы и изменения воронки
- Смена ниши. Пробные роботы ниши заменяются набором новой ниши, свои роботы остаются и переезжают по стадиям вместе со сделками. Робот ниши, который вы поправили или перенесли, считается своим.
- Удаление стадии с роботами. В «Настройки → Воронка» CRM спросит, что сделать с роботами: «Перенести роботов вместе со сделками», «Перенести роботов в другую стадию» или «Удалить роботов этой стадии».
- Удаление воронки. Роботы этой воронки удаляются вместе с ней, CRM предупредит об этом.
- Удаление канала команды. Роботы, которые писали в этот канал, получают «Нужна настройка» и ждут, пока выберут другой канал.
Частые вопросы
Нужно ли держать CRM открытой, чтобы роботы работали?
Нет. Задачи, сообщения клиентам, сообщения команде, смену ответственного и перевод в стадию выполняет сервер по событию.
Почему у события «Сделка попала в стадию» нельзя поставить задержку?
Это событие срабатывает сразу. Если нужно действие позже, выберите «Сделка зависла в стадии» с задержкой: робот отменится сам, если сделку за это время переведут дальше.
Можно ли поставить на одну стадию несколько роботов?
Да. В колонке сначала идут роботы, которые срабатывают сразу, ниже роботы с задержкой, по возрастанию.
Работают ли роботы в пробный период?
Да, в пробный период и при оплаченной подписке. В режиме просмотра, когда подписка не оплачена, роботы не срабатывают.
Робот поставил задачу не тому сотруднику. Почему?
Задача от робота всегда ставится ответственному сделки. Поменяйте ответственного в сделке или добавьте перед задачей робота «Сменить ответственного».